Qué es Microsoft PowerPoint y para qué sirve

PowerPoint es un software de ofimática diseñado para crear presentaciones o diapositivas en equipos con Sistema Operativo Windows, Mac, Android o iOS.

En este sentido, en el siguiente texto hablaremos acerca de PowerPoint, explicando para qué sirve, cómo funciona y cuáles son sus características más notables.

Para qué sirve

PowerPoint sirve para diseñar o editar presentaciones de distintos estilos (diapositivas, texto esquematizado y animaciones simples de texto o imágenes) empleando diferentes herramientas. Esto puedo ser a partir de una hoja en blanco, combinando texto, imágenes, transiciones, etc., o utilizando plantillas preestablecidas para un trabajo más profesional y estilizado.

Cómo funciona

Este programa forma parte del paquete básico de ofimática de Microsoft, por lo que, requiere de una suscripción a Microsoft 365 para poder ser utilizado. No obstante, puede ejecutarse de manera independiente dentro de su propia ventana, en la cual ofrece diferentes accesos o pestañas con distintas herramientas para la creación de presentaciones.

Crear o editar una presentación

Para crear o editar una presentación en PowerPoint hay que ejecutar el programa y escoger entre abrir un archivo reciente o diseñar a partir de un documento en blanco o usando una plantilla. En cualquiera de los casos, se tendrá a disposición la barra de tareas del programa para elaborar diapositivas estilizadas y con apariencia profesional.

Guardar una presentación

Si se quiere conservar la presentación en el equipo, se debe ir a la pestaña “Archivo” y seleccionar “Guardar” o “Guardar como”. Posteriormente, seleccionar la carpeta donde se desea guardar y asignar un nombre al archivo. Esto permitirá almacenarlo para su edición en un futuro, imprimir alguna de las diapositivas o compartirlo con otros usuarios, en caso de ser necesario.

Barra de herramientas

PowerPoint integra una barra de tareas bastante completa, con pestañas en las que es posible encontrar distintos tipos de herramientas. Entre estas se incluyen las siguientes:

• Inicio: en este apartado se incluyen funciones básicas que permiten modificar el aspecto de la diapositiva (tamaño, orientación, diseño, etc.), el texto, agregar estilos rápidos, insertar dibujos simples o usar comandos de edición (buscar, reemplazar, etc.).
• Insertar: permite añadir distintos elementos a la presentación, tales como: imágenes de Internet o preestablecidas, audio, video, tablas, capturas, iconos, álbumes de fotografías, etc.
• Diseño: esta pestaña sirve para establecer el diseño de fondo de las diapositivas y personalizar los colores o fuentes de los mismos.
• Transiciones: permite añadir transiciones a una o varias páginas de la presentación.
• Animaciones: incluye una lista de animaciones que se pueden aplicar a los distintos elementos de cada diapositiva. Así mismo, permite establecer los intervalos de tiempo y el orden en el que estas se ejecutan.
• Presentación con diapositivas: permite tener una previsualización de la presentación final. Además, integra herramientas que sirven para grabar las diapositivas mientras estas se reproducen, incluyendo sus animaciones o intervalos.
• Grabar: en esta pestaña se encuentran funciones de grabación, reproducción automática de contenido multimedia, exportación a video, etc.
• Revisar: este apartado permite revisar la ortografía y gramática de la presentación, buscar datos específicos o sinónimos dentro del texto, traducir, añadir comentarios y comparar el contenido de documentos.
• Vista: brinda acceso a herramientas que permiten modificar el aspecto del programa a nivel de las diapositivas: Zoom, ventana, vistas de patrón o presentación, color, etc.
• Ayuda: permite obtener asesoría acerca de las funciones del programa.

Plataformas compatibles

El editor de presentaciones de Microsoft está diseñado para funcionar en Smartphones con Sistema Operativo Android o iOS, a través de su aplicación móvil. También se adapta a ordenadores Windows o Mac en su programa de escritorio. Adicional a ello, puede usarse en navegadores en el celular o la PC desde la versión web en el sitio de One Drive.

Costos de suscripción

PowerPoint es un programa que se encuentra integrado en el paquete Office, por lo cual, no se puede adquirir de manera individual. Por el contrario, es necesario disponer de una licencia personal, familiar o empresarial para poder tener acceso al editor de presentaciones. Esto es algo que se puede consultar en el sitio del fabricante y su precio varía según el país de residencia.

PowerPoint online

Se trata de la versión web de PowerPoint, a la cual se puede acceder desde un ordenador o dispositivo móvil usando una cuenta Outlook (Hotmail), de forma gratuita. La misma permite utilizar funciones básicas del programa para crear presentaciones en línea, en caso de no contar con la aplicación de escritorio.

Características

Este software ofrece varias características o funciones que brindan una mejor experiencia a cada usuario. Entre estas se pueden mencionar las siguientes:

• Banco de imágenes prediseñadas: permite buscar imágenes prediseñadas para insertar en las diapositivas.
• Plantillas para descargar: esta función permite descargar y usar plantillas con distintos estilos y enfoques temáticos para dar una apariencia profesional a la presentación.
• Dictado por voz: permite escribir por comando de voz.
• Acceso a recursos de Internet: brinda la opción de buscar contenido (imágenes o videos) en la red para utilizar en la presentación.
• Versión web: permite utilizar el programa desde el navegador.
• App móvil: permite descargar PowerPoint al celular y trabajar con la mayoría de las funciones de la versión de escritorio.
• Previsualización de las diapositivas: lo que brinda la posibilidad de saber cómo se verá la presentación.
• Edición colaborativa: esta función permite que varios usuarios editen una misma presentación al mismo tiempo, desde diferentes dispositivos.
• Sincronización en la nube: permite iniciar sesión en Outlook (Hotmail) desde PowerPoint y subir todas las presentaciones a la nube al momento de guardarlas.
• Opciones de personalización: lo que permite adaptar fuentes, colores y estilos de la presentación a la necesidad o gusto de cada individuo.
• Conexión a Excel: permite insertar o copiar gráficos y tablas desde Excel a PowerPoint.
• Lista de transiciones y animaciones: permite añadir movimiento a las diapositivas o los elementos presentes en los mismos para hacer una presentación más dinámica.

Ventajas y desventajas

Existen muchos beneficios o ventajas en el uso de PowerPoint. Por lo que, a continuación, se destacan algunas de ellas:

• Permite combinar imágenes, video y audio en un mismo documento.
• Ofrece acceso a recursos online desde su propia interfaz.
• Cuenta con una amplia variedad de plantillas.
• Posee distintas herramientas para la creación de presentaciones.
• Es compatible con otros programas del paquete Office.
• Se puede utilizar desde una versión web.
• Funciona en ordenadores y Smartphones.
• Ofrece soporte en distintos idiomas.
• Permite trabajar en equipo al mismo tiempo.

Sin embargo, hay una serie de desventajas o aspectos negativos de PowerPoint que afectan su desempeño frente al usuario:

• Poco espacio en las diapositivas para organizar el contenido.
• La paleta de diseños o fondos preestablecidos puede ser poco original.
• Algunas herramientas pueden resultar difíciles de utilizar para los usuarios inexpertos.
• El nivel de seguridad para las presentaciones es bastante bajo.
• Hay funciones que no se encuentran a simple vista.
• El valor de suscripción al paquete Office puede resultar costoso.

Como se pudo observar, PowerPoint es un programa para crear presentaciones en el móvil o el ordenador, usando distintas herramientas o recursos.