Cómo usar Zoom: guía para principiantes

Zoom es un software y plataforma de videoconferencias basado en la nube, el cual da acceso a chats en directo, reuniones por llamada o videollamada.

En vista de ello, a continuación, te brindaremos una guía breve sobre cómo usar esta herramienta, de manera rápida y sencilla.

Características

Entre las características que proporciona Zoom, vale la pena señalar las siguientes:

• Reuniones: permite determinar encuentros con un número ilimitado de miembros en su versión gratuita.
• Eliminación de ruido de fondo: ayuda a grabar audio como un profesional, siendo una función a la cual se puede acceder al oprimir la imagen de perfil y escoger “Configuración”.
• Videoconferencias grupales: facilita la participación de hasta 500 individuos, aunque el plan gratuito solo admite 100 usuarios por un máximo de 40 minutos.
• Grabación: para obtener una copia de eventos o llamadas importantes.
• Programación de reuniones: dicha función está en la página principal de la plataforma. Las mismas, se podrán visualizar en la sección de notificaciones de Zoom.
• Fondos virtuales: se encuentra en “Configuración” y permiten estilizar de diversas maneras las videoconferencias en esta herramienta.
• Pantalla compartida: una función idónea para explicar procedimientos o exponer un tema a un gran número de personas.
• Filtros: proporciona tonos para cambiar el aspecto del usuario durante la llamada, como el blanco y negro, sepia, entre otros.
• Retoque de apariencia: es posible mejorar el físico del individuo, si este lo cree adecuado, por lo que podrá suavizar líneas y hacer la piel brillante. Para ello, siga la ruta “Configuración > Vídeo > Retocar”.
• Vista de galería: puedes observar un máximo de 49 miembros simultáneamente durante una reunión en la versión de escritorio. En cambio, en dispositivos móviles esta cantidad tiende a disminuir.

Cómo usar Zoom

Para usar Zoom, es necesario realizar una serie de pasos, entre los cuales se encuentran:

Selección del plan

Esta plataforma ofrece una serie de planes adaptados a los requerimientos del usuario, siendo estos:

• Free: es la función gratuita, que permite hacer reuniones con un número ilimitado de personas, aunque presenta ciertas limitaciones en lo que respecta a las videoconferencias grupales.
• Pro: tiene un costo de USD 14.99, el cual proporciona 9 licencias de administrador y ofrece grabaciones en la nube. No obstante, las videollamadas en grupo tienden a durar un máximo de 24 horas.
• Business: su precio es de USD 19.99 y puede brindar más de 10 licencias de anfitrión. Proporciona funciones para transcribir las conferencias grabadas, marcar las URLs, entre otros.
• Enterprise: cuesta USD 19.99, ofrece más de 100 licencias por reunión y está enfocado en compañías con más de 1.000 trabajadores. Presenta almacenamiento ilimitado en la nube, descuentos en seminarios web y más.
• Zooms Rooms: un sistema para efectuar videoconferencias, la cual proporciona una prueba gratuita de 30 días y cuya suscripción vale USD 49 mensuales (39€). Por su parte, los webinar empleados por esta plataforma tienen un costo de USD 40 (32€).

Descarga y registro

Es posible descargar Zoom para ordenadores con Sistema Operativos Windows y macOS mediante este enlace, así como en dispositivos móviles Android e iOS. Todas estas, proporcionan opciones para registrarse sin iniciar sesión o a través de Google, Facebook, SSD, Apple e incluso empleando un correo electrónico y contraseña.

Otras versiones de Zoom

Se debe tener presente que, existen otras versiones de Zoom indicadas para ciertas herramientas, siendo estas:

• Versión web: esta plataforma se puede ejecutar en exploradores web, siendo necesario ir a https://zoom.us/join y colocar el ID de la reunión.
• Extensiones para navegadores web: se encuentra disponible para Google Chrome y Mozilla Firefox, las cuales trabajan en conjunto con Google Calendar para programar llamadas y más.
• Plugin de Zoom para Outlook: es un complemento vinculado a la bandeja de entrada de Microsoft Outlook para comenzar u organizar directamente reuniones. Puedes obtenerla por medio de este enlace.
• Para Smart TV: la aplicación está disponible para equipos con Android TV.

Iniciar una reunión

Una vez que hayas descargado Zoom e iniciado sesión, para comenzar una conferencia tendrás que presionar “Nueva reunión”, donde automáticamente aparecerá una ventana en la que aparecerá tu rostro, número de participantes, opciones de cámara, micrófono, casilla para compartir pantalla y más.

Cabe señalar que, este procedimiento es el mismo tanto en el software, como en la versión dirigida a dispositivos móviles.

Realizar una invitación a una reunión

Si deseas realizar una invitación a una reunión en Zoom, deberás iniciar la conferencia y una vez en esta, da clic en el botón “Más” y presiona “Invitar”, al cual también puedes acceder oprimiendo “Alt + I”. Aparecerá una ventana con dos apartados: “Contactos” y “Correo electrónico”, donde es posible escoger el servicio de email por el que lo harás.

De igual forma, en la parte inferior de ambos, podrás pulsar “Copiar enlace de invitación” o “Copiar invitación”, lo que te permitirá compartir dicha URL en cualquier plataforma o red social.

Entrar a una reunión

Para entrar a una reunión a Zoom, deberás recibir un enlace de invitación completo por parte del anfitrión, siendo necesario pegarlo directamente en el navegador web. Así, serás enviado a la aplicación para iniciar, aunque también es posible hacerlo desde el mismo explorador. Otra alternativa, es ingresar a Zoom y pulsar el apartado “Unirse”.

Esto, ejecutará una ventana, donde deberás escribir el ID o enlace y un nombre por el cual serás identificado. También, podrás marcar las casillas para no conectar el audio o desactivar el vídeo. Si dicha conferencia requiere de una contraseña, escríbela en la barra correspondiente a la misma y oprime “Unirse” para finalizar.

Compartir pantalla

Si deseas explicar un tema o mostrar un procedimiento en particular desde tu dispositivo, puedes acceder a la barra de herramientas inferior dentro de la reunión y presionar el botón “Compartir pantalla”. Automáticamente, aparecerá una sección con diferentes funciones, entre estas “Básico”, “Avanzado” y “Archivos”.

Si solo quieres exponer lo que se ve en tu ventana, es recomendable seleccionar la opción “Básico”, donde encontrarás todas páginas abiertas en tu computador, apartados para usar una pizarra o vincular el iPad. También, en la parte inferior hallarás casillas para optimizar el vídeo o mostrar sonido. Al elegir la de tu preferencia, presione “Compartir”.

Bloquear audio y vídeo

Si en medio de la reunión quieres bloquear estos elementos, deberás ubicarte en la barra de funciones que está en la parte inferior de la ventana. Para quitar el vídeo, tendrás que pulsar “Detener vídeo” y así, se desactivará la cámara del dispositivo. En el caso del audio, haz clic en “Silenciar”.

Si deseas visualizar las conversaciones entre los miembros durante la reunión, oprime “Más” y selecciona “Chat”. De igual manera, puedes ingresar directamente a esta característica pulsando “Alt + H”.

Grabar una reunión

Para efectuar esta acción, deberás pedir permiso al administrador. No obstante, si eres anfitrión, accede al programa, presiona tu imagen de perfil y ve a “Configuración”, donde tendrás que optar por la sección “Grabación” y escoger “Abrir” para elegir la carpeta en la que almacenarás esta clase de archivos.

Una vez hecho, al estar en la reunión de Zoom, da clic en “Más”, presente en la barra de herramientas y oprime “Grabar en esta computadora”, o presiona “Alt + R”. También, hallarás opciones para incluir o no audio, junto a iconos para pausar o culminar la grabación.

Actualizar Zoom

Si deseas verificar que cuentas con la última versión de este programa, solo deberás acceder a Zoom, iniciar sesión y oprimir tu imagen de perfil. Posteriormente, tendrás que pulsar el apartado “Comprobar actualizaciones”, donde encontrarás un botón de instalación para ello.

Otras funciones

Existen otras funciones de esta plataforma que puedes tomar en cuenta, siendo estas:

Levantar la mano

Se usa para solicitar permiso e intervenir dentro de una videoconferencia, por lo que se puede realizar de la siguiente manera:

1. Dentro de la reunión, dirígete a la barra de herramientas inferior y pulsa “Más”.
2. Luego, tendrás que presionar “Reacciones” y dar clic en “Levantar mano”.
3. Una vez que se te haya concedido la palabra, para dejar de hacerlo, solo deberás oprimir “Bajar mano”.

Cambiar el tono de piel de reacciones

Para cambiar el tono de piel de reacciones para Zoom, accede a dicho programa, inicia sesión, pulsa tu imagen de perfil, presiona “Configuración” y baja hasta “Reacciones”, donde encontrarás 6 colores disponibles para ello. En caso de dispositivos móviles, siga la ruta “Configuración> Reunión> Tono de piel”.

Activar las salas para grupos

Las salas de grupos permiten organizar o dividir un máximo de 50 participantes. Si deseas activar esta función, debes contar con una suscripción de pago en Zoom y seguir estos pasos:

1. Ingresa a la página de dicha herramienta mediante este enlace e inicia sesión.
2. Seguidamente, haz clic en tu imagen de perfil y luego en tu nombre.
3. Posiciónate en el lateral izquierdo y pulsa “Configuración”.
4. Para finalizar, ve a “En la reunión (Avanzada)” y verifica que la casilla “Sala para grupos” esté activa.

Nota: en la sección “En la reunión (Avanzada)” también puedes activar las salas para grupos en perfiles individuales.

OnZoom

Es un sistema para realizar eventos en línea para usuarios Premium, donde tendrán la oportunidad de programar y efectuar grandes acontecimientos, como clases, conciertos, deportes y más. Para conocer más de esta función, deberás ir a https://on.zoom.us/

Herramientas de seguridad de Zoom

Zoom dispone de una serie de herramientas de seguridad, entre las cuales se encuentran opciones para eliminar participantes, silenciar miembros, bloquear una conferencia para que no accedan nuevos individuos y más. Para hacerlo, solo pulsa el botón “Seguridad”, presente en la barra de herramientas inferior de la ventana correspondiente a la reunión.

También, cuentas con la alternativa de realizar un informe al equipo de Zoom sobre aquellos participantes molestos que no cumplen con los términos de uso.

Con esta guía para principiantes, aprenderás a usar Zoom de forma exitosa.