Cuáles son las principales ventajas y desventajas de Word

Microsoft Word es uno de los programas de ofimática más utilizados en el mundo, gracias a su versatilidad y variedad de funciones. Sin embargo, esto no deja de lado que tenga algunos aspectos negativos ante los usuarios. Es por ello que, a lo largo de este post, se mencionan las principales ventajas y desventajas de este editor de texto. En este sentido, como puntos a favor se pueden mencionar: el corrector ortográfico, herramientas de personalización, etc.

Ahora bien, en cuanto a aspectos negativos, se detallan: la incompatibilidad con otros editores de texto, el costo de suscripción, la limitación de palabras en el diccionario, entre otros. Por lo que, después de leer este post, podrás conocer y entender el lado positivo y negativo de Microsoft Word. Cabe mencionar que, algunas de las desventajas tienen soluciones prácticas que permiten solventar momentáneamente el problema.

Ventajas

Además de la versatilidad y múltiples funciones que ofrece, Word tiene una serie de ventajas o características positivas que lo convierten en uno de los editores de texto más utilizados. Conoce algunas de ellas, a continuación.

Versatilidad

Microsoft Word es un programa que se adapta fácilmente a cualquier pantalla. Bien sea que decidas usarlo en el ordenador o desde tu Smartphone o Tablet, el editor de textos de Office muestra una interfaz fácil de entender y utilizar en diferentes dispositivos. Además, no es un software que se limite únicamente a la edición de textos, por el contrario, ofrece diferentes herramientas para distintos fines, como: crear tablas, gráficos inteligentes, formas, etc.

Plantillas o diseños prestablecidos

Esta es una gran ventaja para usuarios inexpertos o para quienes buscan agilizar tiempo y a la vez, ahorrar dinero. Word incluye una biblioteca de plantillas desde las cuales puedes crear distintos tipos de documentos, de manera rápida y sencilla, pues sólo debes editar el texto y guardar el archivo. Algunas de las categorías que se pueden mencionar son: calendarios, tarjetas de invitación, presentación, cumpleaños, folletos, etiquetas, etc.

Corrector ortográfico

Otra de las características positivas del editor de textos de Microsoft, es que cuenta con un corrector ortográfico. El mismo resalta errores o faltas gramaticales en el documento y permite al usuario escoger la forma correcta de escritura, entre una serie de alternativas o sugerencias. Es muy útil para estudiantes y profesionales, además, puedes establecer el idioma de corrección para adaptarlo al país o región en la que te encuentras.

Es importante resaltar que, las fallas resaltadas en color rojo son errores de nivel ortográfico. Mientras que, aquellas con una línea azul debajo representan posibles faltas de morfosintaxis, es decir, el contexto de la palabra no está claro o no coincide con la oración.

Autoguardado de documentos

Este programa cuenta con la útil función de “Autoguardado”, la cual permite conservar una copia de seguridad del documento en cuestión. De esta manera puedes recuperar el archivo desde la memoria del programa o el ordenador, en caso de que ocurra algún imprevisto, como una falla de energía. Puedes configurar esta opción en el panel “Opciones” que se encuentra en la pestaña “Archivo” de Word.

Uso de archivos de la red

Microsoft Word ofrece la posibilidad de buscar e insertar contenido de la red en el documento, desde su propia interfaz. Es decir, no necesitas salir del editor para copiar imágenes, videos, enlaces o información de Wikipedia. Simplemente debes dirigirte a “Insertar” y seleccionar cualquiera de las opciones disponibles. Esto abrirá un panel o ventana de búsqueda, según sea el caso, donde podrás escribir el término o palabra clave que quieras y seleccionar el archivo deseado.

Personalización del documento

Con este programa, tienes la opción de personalizar tu documento tanto como desees. Puesto que, incorpora herramientas que permiten modificar aspectos visuales, como: color de fondo, tipo de letra (incluyendo tamaño y color), formas, títulos, numeración de páginas, orientación, etc. Además, si lo prefieres, puedes incluir bordes a la hoja, marcas de agua e, incluso, modificar el aspecto de las imágenes insertadas en el archivo.

Facilidad de copiar y pegar contenido

El editor de textos de Office cuenta con la facilidad de copiar y pegar texto desde cualquier fuente, bien sea de Internet, otros archivos de Word, documentos de texto de Windows, etc. Para ello dispones de los comandos “Ctrl + C” (copiar) y “Ctrl + V” (pegar), o también puedes dar clic derecho sobre la hoja y seleccionar el formato en el que deseas introducir la información. Esto último es muy útil si quieres que coincida con el estilo que ya posees en la hoja.

Diferentes formas de visualización

Al trabajar en este programa, cuentas con diferentes formas de visualización del documento, pues puedes reducir o aumentar el Zoom tanto como necesites. Además, te permite ver la hoja en formato de lectura (como si fuera un libro) y en apariencia de diseño web. Por otro lado, te brinda opciones para activar o desactivar la regla, el panel de navegación o listas de cuadrículas, así como dividir la pantalla en dos para ver una sección del texto, mientras editas la otra.

Permite insertar distintos tipos de archivo

Además de permitir insertar archivos de la red, Word también cuenta con diferentes opciones para añadir imágenes, formas, tablas, gráficos simples e inteligentes, cuadros de texto, ecuaciones, etc. Adicional a ello, incorpora “botones especiales” para incluir portada, páginas en blanco o saltos de página en el documento, así como numeración de hojas, encabezado y pie de página, entre otros. Todo esto está disponible en la pestaña “Insertar” del mencionado programa.

Diferentes herramientas para revisión

Adicional al corrector de ortografía, este programa tiene otras funciones que te permiten buscar, no sólo fallas o errores, sino también detalles específicos en el documento. Entre estas se pueden mencionar: buscar y reemplazar, buscar, control de cambios, comentarios. Esto último es especialmente útil para recibir correcciones de tu jefe, profesor o compañero de estudios y modificar el documento.

Puedes proteger el documento contra edición

Como última ventaja en esta lista, se menciona la protección contra edición en el documento. Esta opción te permite proteger tu archivo para evitar que otras personas puedan modificar, reemplazar o cambiar el contenido existente en el mismo. Para activarla debes dirigirte a la pestaña “Revisar” y dar clic en la opción “Restringir edición” para establecer los parámetros de restricción. De esta manera tu trabajo estará seguro de manos extrañas.

Desventajas

Si bien la lista de ventajas de Word es bastante extensa, no se pueden dejar de lado las desventajas o aspectos negativos de este programa. Es por ello que, a continuación, se describen los puntos en contra del editor de textos de Microsoft, al momento de trabajar.

Incompatibilidad con otros editores

Microsoft Word es un editor de textos muy estricto en cuanto a formatos admitidos o compatibilidad con otros editores, pues no permite formatos distintos al propio. Es por ello que, resulta muy difícil al momento de querer editar archivos que fueron editados en otros programas, como, por ejemplo: OpenOffice.

Incluso, a pesar de que las versiones recientes del programa permiten guardar documentos en un formato compatible para las más antiguas, la visualización del contenido se ve afectada. Pues no conserva la misma interfaz, lo cual resulta molesto si no cuentas con la última actualización de Word.

Fallas en la diagramación

Otra de las desventajas de Word es su diagramación, pues no conserva la configuración de márgenes o sangría entre una versión del programa y otra. Es decir, si hiciste tu documento en Word 2016, pero el ordenador donde quieres visualizarlo tiene Word 2007, todos los ajustes que realizaste previamente se perderán y el texto se volverá un caos.

Del mismo modo, el uso de sangrías en Word podría resultar muy tedioso, ya que tiende a desconfigurarse, incluso en el mismo documento. Por lo que, un trabajo sencillo de hacer podría volverse algo que te llevará horas.

Fuentes y diccionario limitados

El repertorio de fuentes o tipografía de Word es muy limitado, lo cual puede resultar molesto al momento de hacer documentos especiales, como tarjetas de invitación o celebración. Del mismo modo, el diccionario establecido para el programa carece de algunas palabras o términos actualizados, por lo que podría marcarte errores ortográficos donde no los hay.

Costo de suscripción elevado

Para poder usar todas las funciones del programa, de manera ilimitada, debes adquirir la suscripción Premium o licencia original del mismo, lo cual puedes hacer fácilmente en el sitio web oficial de Microsoft. Sin embargo, los costos de membresía para la Suite Office resultan muy costosos y casi inalcanzables para la mayoría de los usuarios, quienes optan por otras alternativas más asequibles.

Carece de texto predictivo

Esta es una herramienta que muchos otros programas o plataformas ofrecen a sus usuarios para agilizar la redacción de textos. Sin embargo, Microsoft Word no la ha incluido entre sus opciones, lo cual le juega en contra al momento de ahorrar tiempo a las personas cuya agenda es muy estricta. Por lo que, pueden escoger un editor de textos distinto para trabajar mucho más rápido.

Difícil de utilizar para algunos usuarios

El hecho de que Word sea constantemente actualizado e incluya nuevas herramientas, dificulta la accesibilidad a usuarios inexpertos. Pues se les complica realizar tareas simples, como añadir una viñeta, un cuadro de texto o simplemente justificar el párrafo. Es por ello que, exige cierto nivel básico de conocimiento para poder usarlo.

Como ves, aunque las desventajas de Word podrían afectar su desempeño como editor de textos, las ventajas o puntos a favor resultan ser mayores. Pues, empleando la alternativa correcta, podrás dar solución a la mayoría de los problemas descritos en este texto.