Guía para aprender a usar o utilizar Microsoft Word

Para aprender a usar o utilizar Microsoft Word solo es necesario abrir una hoja de documento desde tu ordenador y seguir los consejos o pasos que se explicarán en este tutorial. Word cuenta con diferentes herramientas para elaborar un archivo que se adecue a los requisitos exigidos, bien sea laborales o académicos. Es el programa predeterminado entre muchos usuarios para crear y editar documentos, artículos, informes, tesis, entre otros.

En vista de ello, es sumamente importante aprender a manejar sus herramientas básicas. Con la experiencia, se podrán aplicar o utilizar opciones más avanzadas, pero en esta guía observarás cómo puedes usar las opciones básicas de Word como abrir el documento, insertar una imagen o tabla, cambiar y centrar la fuente, enumerar páginas, cambiar de orientación la hoja de Word, etc. De esta manera, lograrás realizar y editar cualquier documento aun siendo principiante.

Abrir un nuevo documento

Para abrir un nuevo documento en Word (o un archivo reciente), sólo debes realizar los pasos que se describirán a continuación:

1. En tu computadora con Sistema Windows, puedes utilizar el buscador y escribir “Word”. Verás que te aparecerá el programa. Si tienes un ordenador Mac, busca “Microsoft Word” dentro de las herramientas instaladas.
2. En el lateral izquierdo de la pantalla tendrás los archivos más recientes.
3. Ahora, en la parte central, verás que tienes la posibilidad de “Buscar plantillas en línea” o escoger las que Microsoft Word te ofrece. Si no quieres usar ninguna plantilla, solo debes oprimir “Documento en blanco”.

Cambiar aspectos de la fuente

El texto es uno de los elementos con más cambios dentro de un documento de Word. Por lo tanto, en los siguientes apartados detallarás los aspectos más relevantes a tener cuenta al momento de comenzar a redactar o añadir contenido a tu hoja de Word.

Cambiar, aumentar o disminuir la fuente

Si el documento que estás redactando requiere de una fuente (letra) y tamaño específico, entonces deberás ajustar estos componentes de la siguiente manera:

1. Escribe o pega el texto de tu preferencia en el documento Word.
2. Selecciónalo haciendo clic izquierdo sostenido o presionando simultáneamente las teclas “Ctrl + E”. Escogerás todo el texto. Ahora, dentro de la pestaña “Inicio”, ve a “Fuente” y cambia la letra, el tamaño, el color o activa el formato negrita, cursiva o subrayada.

Centrar o alinear el texto

Si quieres centrar o cambiar la distribución del contenido, ve a “Párrafo” y presiona sobre una de las opciones disponibles. Podrás centrar, justificar y alinear el texto hacia la izquierda o la derecha. En los trabajos académicos y formales, la más utilizada para los párrafos es “Justificar”. Por su parte, para los títulos, es mejor utilizar “Centrar”.

Agregar interlineado

El interlineado permite una mejor lectura para el receptor del documento. De hecho, le añade más formalidad y el texto tendrá una buena presencia. Para agregar interlineado en Word solo debes seguir estos pasos:

1. Posiciónate en la pestaña “Inicio”.
2. Pulsa “Espaciado entre líneas y párrafos” y escoge el interlineado que deseas añadirle al texto.

Añadir sangría

Para incorporar sangría, ve nuevamente a “Espaciado entre líneas y párrafos” y haz clic sobre “Opciones de interlineado…”. Aparecerá una ventana emergente en la que te aparecerán detalladamente las forma de alineación y la sangría de acuerdo a la exigencia del párrafo, bien sea que necesites una sangría en la primera línea (la más común) o una francesa (utilizada para referencias bibliográficas).

Insertar imágenes, tablas o figuras

Si haces clic sobre la pestaña “Insertar”, observarás que cuentas con una gran cantidad de herramientas para añadir al documento de Word. Puedes añadir imágenes, imágenes en línea, tablas, gráficos, SmartArt, hipervínculos, entre otros. Solo tienes que oprimir una de las opciones y buscar el archivo en tu ordenador o escoger un diseño predeterminado.

Enumerar páginas

La mayoría de los documentos que se realizan en Word deben tener una enumeración. Es común aplicarlo si estás redactando una guía, libro, informe, tesis o manual y exige la presencia de un índice para una rápida ubicación del contenido. En vista de ello, estos son los pasos a ejecutar para enumerar las páginas en Word:

1. Ve a “Insertar”.
2. Pulsa sobre “Número de página” y escoge la posición del número.
3. Se abrirán las “Herramientas para encabezado y pie de página”. Si necesitas que no se vea la enumeración de la primera página, solo tienes que marcar la casilla “Primera página diferente”. De esta manera, se enumerará pero no se mostrará el número.

Establecer márgenes

Todos los documentos tienen distintos tipos de márgenes a aplicar. Microsoft Word tiene unos márgenes predeterminados, los cuales puedes cambiar realizando los siguientes pasos:

1. Pulsa sobre “Diseño de página” y haz clic sobre “Márgenes”.
2. Presiona “Márgenes personalizados”.
3. Introduce los centímetros que deseas agregar a cada extremo de la hoja y oprime “Enter” o “Aceptar”.

Nota: También puedes cambiar la orientación de la hoja. En caso de que necesites cambiar el formato de vertical a horizontal, solamente haz clic sobre “Orientación” y elige la dirección en la que quieres colocar en la hoja.

Guardar el documento

Una vez que hayas finalizado la redacción del documento, solo queda guardarlo en un lugar dentro de la computadora o pendrive. Para ello, únicamente tienes que seguir este proceso:

1. Pulsa “Archivo”.
2. Oprime “Guardar como”.
3. Elige “Equipo” y escoge una carpeta en tu ordenador.
4. Escribe un nombre para el documento y selecciona “Guardar”.

Nota: Es recomendable guardar los documentos en formato PDF para crear una copia de seguridad, evitar que el archivo no pueda leerse en otro ordenador y para imprimir el archivo sin que algún archivo adjunto sea desplazado. Por ello, si quieres utilizar esta herramienta, al momento de escribir el nombre del archivo, presiona sobre “Tipo” y busca la opción que indique “PDF”.

Imprimir el documento

Para imprimir el documento de Word solamente debes ejecutar la ruta: “Archivo > Imprimir”. Verás una previsualización del documento y las opciones disponibles de impresión. Podrás imprimir páginas específicas, secciones de páginas y configurar tanto el formato de la hoja como los márgenes aplicados en la misma.

Con esta guía básica para aprender a usar Microsoft Word lograrás realizar cualquier documento sencillo en el área de tu preferencia. Se recomienda manejar todos estos elementos a la perfección para ahondar en otras herramientas más avanzadas. De este modo, tendrás mejor conocimiento de Word y podrás aplicarlos en proyectos más exigentes.