PDF: qué es, características y usos

PDF es un formato de archivo portátil, diseñado para documentos independientes de software o hardware, desarrollado por la empresa Adobe System y lanzado por primera vez en julio de 2008.

A continuación, explicaremos más acerca de este tipo de formato, respondiendo para qué sirve un archivo PDF, cómo funciona y cuáles son sus características.

Para qué sirve

Un archivo PDF sirve para conservar las fuentes, las imágenes y la estructura original de un documento, creado desde distintos programas o herramientas. Esto permite visualizar el contenido sin que el orden de este se vea afectado. Además, es un tipo de formato estándar que se emplea para compartir o intercambiar formularios y documentos electrónicos de manera segura.

Para que sirve PDF

Cómo funciona

Los documentos con extensión .pdf funcionan de manera independiente a los distintos programas, herramientas o Sistemas Operativos. Es decir, se pueden visualizar en diferentes equipos (ordenadores o Smartphones) e incluso a través del navegador utilizando aplicaciones web o el lector integrado en exploradores como Google Chrome.

Cómo crear un PDF

Es posible crear documentos PDF desde distintos programas, incluyendo el paquete básico de Microsoft Office (PowerPoint, Word y Excel). En la mayoría de los casos, basta con ir a la pestañaArchivo” dentro de la herramienta que se esté utilizando y seleccionar “Exportar” o “Guardar como” y seleccionar el formato adecuado entre las opciones disponibles.

Nota: también se puede utilizar un convertidor online para crear archivos PDF a partir de otros formatos.

Cómo abrir un PDF

Para abrir un archivo .pdf se pueden utilizar diferentes programas, puesto que, en la actualidad, la mayoría de las herramientas cuentan con soporte para este tipo de extensión. El más común de ellos es Adobe Acrobat Reader, un lector PDF gratuito que se instala en ordenadores. Sin embargo, hay otras alternativas, como apps móviles, navegadores y aplicaciones online.

Como abrir un PDF

Tipos de archivos PDF

Hay varios tipos de archivo, dependiendo de su utilidad o el propósito que se requiera. Entre los más conocidos se encuentran los siguientes:

  • Solo imágenes: se utiliza para preservar una copia exacta de la imagen original, por lo que, no incluyen texto. Son útiles en la generación de facturas o documentos legales.
  • Con etiquetas: están diseñados para adaptarse a pantallas pequeñas, ser encontrados fácilmente en la web y permitir que su contenido pueda ser copiado.
  • Sin etiquetas: son difíciles de leer, puesto que, no se encuentran fácilmente en la web debido a que no poseen etiquetas.
  • Formularios electrónicos: permiten introducir distintos datos, bien sea utilizando el teclado del dispositivo o copiando información desde el portapapeles. También se pueden publicar en Internet o enviarse por email, además, es posible protegerlos con contraseña.

Características

Los documentos PDF ofrecen una serie de características o funcionalidades, entre las cuales se pueden resaltar las siguientes:

  • Multiplataforma: pueden leerse fácilmente a diferentes equipos y Sistemas Operativos (Linux, Mac, Windows, Android o iOS).
  • Formato original: impide que la estructura, fuentes o imágenes presentes se alteren al visualizar el archivo en un programa o dispositivo diferente.
  • Soporte para todo tipo de contenido: permite combinar texto, vínculos, imágenes, marcadores, miniaturas de página, etc.
  • Adaptabilidad: se ha adaptado a herramientas ofimáticas de Microsoft y de software libre, que permiten la elaboración de archivos .pdf desde programas como OpenOffice o Word.
  • Seguridad: permite proteger los documentos PDF con contraseña para mayor seguridad.
  • Firma digital: marcar el documento de forma digital antes de su publicación o envío.
  • Archivo independiente: facilita la impresión de este tipo de documentos desde cualquier impresora.
  • Lectura web: permite que puedan leerse desde Google Chrome o Mozilla Firefox, a través de su lector integrado.
  • Uso universal: puesto que, es el más utilizado por empresas e instituciones educativas o gubernamentales.

Ventajas y desventajas

Crear o utilizar documentos con extensión .pdf brinda diferentes ventajas o beneficios, entre los que se incluyen los siguientes:

  • Se puede abrir en distintos programas y dispositivos.
  • Es un formato universal.
  • Se encuentra integrado en diferentes herramientas ofimáticas.
  • Permite mantener la estructura original del documento.
  • No afecta la calidad de las imágenes adjuntas en el archivo.
  • Puede protegerse con contraseña.
  • Su peso es menor al de otros formatos de archivo.
  • Su funcionalidad se mantiene a pesar del tiempo.

Sin embargo, hay ciertas desventajas o aspectos negativos que afectan la funcionalidad de un documento PDF, como, por ejemplo:

  • No siempre se puede editar o requiere de programas de pago para hacerlo.
  • El texto dentro de un PDF puede entenderse como imagen.

Ventajas y desventajas de PDF

En conclusión, un PDF es un archivo de formato portátil e independiente que se puede abrir desde diferentes dispositivos y Sistemas Operativos.

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