OneDrive: qué es, para qué sirve, características, ventajas y desventajas

OneDrive es un servicio de almacenamiento gratuito en la nube, desarrollado por Microsoft para brindarle a sus usuarios un lugar seguro y de fácil acceso para conservar sus documentos.

Puesto que, brinda la opción de sincronizar todo tipo de archivos, acceder a ellos, visualizar, editar o compartir desde cualquier dispositivo, con solo ingresar a la cuenta del propietario.

Para qué sirve

Esta plataforma de almacenamiento sirve para conservar archivos de distintos formatos, como imágenes, audio, vídeo, documentos, etc., sin tener que recurrir a la memoria de la PC o a una USB. Lo que, a su vez, brinda la posibilidad de acceder a ellos de manera fácil y rápida desde cualquier parte.

Cómo funciona

OneDrive se conecta a la cuenta Microsoft, ya sea personal o empresarial, permitiendo el acceso a 5 GB de almacenamiento gratuito. Estos se pueden expandir en cualquier momento que se requiera, adquiriendo un plan de suscripción Premium en la plataforma oficial. Cabe aclarar que, este servicio viene integrado por defecto en los ordenadores con Windows 10.

OneDrive personal

Se trata del servicio de almacenamiento de Microsoft para uso doméstico y de plataformas como OneDrive y Xbox. En este se pueden conservar o sincronizar en la nube archivos de uso personal, como fotos, documentos, etc., y acceder a ellos usando el correo Outlook. Cabe aclarar que, si la persona cuenta con suscripción a Office 365 obtiene 1 TB de almacenamiento.

OneDrive Educativo o para Empresas

Este servicio permite a compañías e instituciones educativas compartir y colaborar en archivos de trabajo, ya sea con compañeros de clase o de oficina. A diferencia de OneDrive personal, esta versión es administrada por terceros y son ellos quienes deciden o controlan lo que se puede hacer en la biblioteca de la nube.

Nota: aunque no es posible conectar una cuenta OneDrive personal a una empresarial, se pueden compartir archivos entre ambas bibliotecas.

Subir un documento

Para subir un documento a OneDrive desde la versión web hay que dar clic en “Nuevo” y seleccionar el tipo de archivo que se desea cargar, el cual puede ser una carpeta completa. Por otro lado, al hacerlo en la app móvil, ya sea Android o iOS, se debe pulsar en el botón con el signo “+” e indicar cuál es el fichero que se quiere subir a la nube.

Compartir un archivo o carpeta

Si se quiere compartir un archivo o carpeta almacenado en OneDrive desde la PC, se debe ingresar a la plataforma online o usar la app de escritorio. En ambos casos hay que marcar el fichero en cuestión y seleccionar “Compartir” en la barra de herramientas superior. Luego, escribir el nombre o email de la persona y pinchar “Enviar”.

Nota: compartir contenido desde OneDrive en la app móvil es muy similar a la versión web. Cabe aclarar que, al hacer esto se puede decidir si la persona puede editar o no, el documento en cuestión.

Características

OneDrive cuenta con distintas características o funciones que permiten al usuario sacar el máximo provecho de esta herramienta de almacenamiento en la nube. Entre estas se incluyen las siguientes:

• Herramientas de Office Online: esta función permite crear, editar, colaborar o compartir documentos desde la red en programas como: Word, Excel, OneNote o PowerPoint.
• Compartir favoritos: ofrece la posibilidad de compartir vínculos marcados por los usuarios y almacenados en la biblioteca de OneDrive.
• Descarga de archivos en formato .zip: se ubica dentro del apartado “Más” y permite bajar carpetas de archivos completas en formato .zip.
• Fotos: permite a los usuarios cargar contenido multimedia, como fotografías y brindar a otros la opción de visualizarlos a través del navegador.
• Almacenamiento en grupo: OneDrive otorga 5 GB de espacio para almacenamiento en grupo, los cuales son distribuidos entre los miembros del equipo.
• RSS Feeds: con esta opción la persona puede suscribirse a las RSS del contenido público en las carpetas de OneDrive.

Ventajas y desventajas

Entre las ventajas más destacadas de OneDrive se incluye el registro y almacenamiento gratuito que otorga a nuevos usuarios. No obstante, ofrece otros beneficios, tales como:

• Permite acceder, subir, compartir y eliminar archivos fácilmente.
• Podrás expandir la capacidad de almacenamiento prestablecida.
• Incorpora una función de “Bóveda” para conservar archivos privados, como documentos de identificación o similares.
• Permite trabajar en equipo en un mismo documento a la vez.
• Incluye herramientas de Office 365 para trabajar cómodamente desde la web.

Sin embargo, el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft también tiene desventajas o aspectos negativos, como, por ejemplo:

• Es necesario contratar un plan Premium para expandir la capacidad de almacenamiento.
• Los 5 GB de espacio gratuito resulta insuficiente para muchos usuarios.
• Hay otras plataformas, como Google Drive o MEGA que ofrecen mucha más capacidad para guardar archivos de forma gratuita.
• Solo permite crear una cuenta por usuario, lo cual impide acceder a más de una biblioteca de archivos.
• Se presentan fallas en el servicio o caídas en la plataforma que causan perdida de información no almacenada.

Plataformas compatibles

OneDrive es compatible con diferentes Sistemas Operativos, por lo que puede usarse desde ordenadores y celulares. En el caso del computador, cuenta con una versión de escritorio, la cual viene por defecto en Windows 10 y también la plataforma online. Por su parte, los Smartphones Android o iOS cuentan con la app móvil en la tienda Microsoft.

Costo de membresía

OneDrive ofrece 5 GB de almacenamiento gratuito a sus usuarios, sin embargo, quienes deseen mayor capacidad pueden expandirla adquiriendo cualquiera de los planes Premium de Microsoft Office 365, los cuales lo encontrarás mediante el siguiente enlace.

Como se pudo observar, OneDrive es un servicio proporcionado por Microsoft para almacenar archivos en la red y poder acceder a ellos desde cualquier dispositivo.