Microsoft Office 365: qué es, características, ventajas y desventajas

| Actualizado el 15-09-2022

Microsoft Office 365 que es, caracteristicas, ventajas y desventajas

Microsoft Office 365 es una red de programas de ofimática, desarrollada por Microsoft Corporation para ofrecer a los usuarios distintas herramientas para la realización de tareas de oficina.

Este conjunto de programas incluye los reconocidos Word, PowerPoint, Excel, Publisher, Outlook, etc., con los cuales se pueden editar documentos o enviar emails, de manera simple y rápida.

Características

Caracteristicas de Microsoft Office 365
Como cualquier producto de Microsoft, Office 365 cuenta con una serie de características que convierten al paquete de ofimática en algo bastante útil para distintos usuarios. Entre estas se pueden incluir:

  • Es un programa multiplataforma, es decir, puede usarse en distintos equipos o Sistemas Operativos.
  • Cuenta con herramientas de escritorio que, además, tienen una versión online.
  • Posee una interfaz intuitiva y simple de utilizar.
  • Sus herramientas solo están disponibles con la compra de licencia.
  • Está disponible en gran diversidad de países, en distintos idiomas.
  • Permite participar en conjunto en la edición de documentos.

Ventajas

El mayor atributo de Office 365 es la cantidad de herramientas que incorpora en su diseño. No obstante, existen otras ventajas o beneficios en esta suite ofimática, tales como:

  • Incorpora herramientas de accesibilidad, como el dictado por voz, para facilitar la escritura a los usuarios.
  • Permite sincronizar documentos en la nube para visualizarlos en cualquier momento.
  • Está disponible en gran parte del mundo.
  • La función de Skype permite abrir un chat en tiempo real con las personas que están editando el documento.
  • Se pueden añadir comentariosen el documento para informar a otros usuarios sobre cambios o puntos importantes.
  • Se pueden compartir archivos con otras personas por medio de enlaces o correos electrónicos.
  • Se puede usar una misma cuenta en varios dispositivos.
  • Las actualizaciones se descargan e instalan automáticamente, por lo que, el servicio siempre está actualizado.

Desventajas

Desventajas de Office 365
Si bien las ventajas de Office 365 son muy variadas, este paquete de programas también tiene ciertas desventajas o aspectos negativos. Entre estos se incluyen los siguientes:

  • La versión online es limitada, en comparación con las funciones de escritorio.
  • Office 365 online es mucho más lento que la versión de escritorio.
  • El precio de la licencia puede resultar costoso, dependiendo del país.
  • Requiere mayor espacio de almacenamiento.

Cómo funciona

Microsoft Office 365 requiere de la compra y activación de una licencia para su funcionamiento. La misma se puede pagar de forma mensual o anual, dependiendo de la elección de cada usuario y su precio varía, en función del tipo de suscripción. Además, este pack de programas requiere de una cuenta Microsoft (correo electrónico) para su funcionamiento.

En cuanto al uso de sus programas, cada uno es muy intuitivo, pues la mayoría ya son conocidos por el público. Entre estos se incluyen el editor de textos, de presentaciones, de hojas de cálculo, Skype, Access, Outlook, etc., sin embargo, algunas herramientas no están disponibles en ciertos tipos de suscripción.

Funciones

Las funciones de Office 365 dependen de cada programa, pues cada herramienta integra su propia cinta de opciones. No obstante, se pueden resaltar algunas a nivel general, tales como:

  • Edición de documentos en grupo: es una función que permite que varios usuarios puedan trabajar en un mismo documento a la vez, sin interferir con el desarrollo del mismo.
  • Chat incorporado: permite crear una ventana de chat en Skype para hablar en tiempo real con quienes participan en la edición del documento.
  • Almacenamiento en la nube: es usado mayormente por las empresas. Permite guardar archivos en la nube para poder acceder a ellos rápidamente desde cualquier dispositivo.
  • Buscador de imágenes en línea: Office 365 usa Bing como herramienta de búsqueda de imágenes o videos en línea.
  • Escritura por comando de voz: permite escribir en programas como Word o PowerPoint utilizando la herramienta de reconocimiento de voz de Microsoft. Sin embargo, solo está disponible en Windows 10 o superior.
  • Traductor: permite traducir frases cortas o largas, presentes en el documento. Para usarla hay que seleccionar el fragmento de texto, hacer clic derecho y seleccionar “Traducir”.

Planes de suscripción

Planes de suscripción en Office 365
El paquete de ofimática de Microsoft incorpora distintos tipos de planes o licencias, dependiendo de la finalidad o necesidad del usuario. Entre estos se incluyen:

  • PYME: oscila entre $5 y $20 por usuario, al mes. Está enfocado principalmente a las empresas que desean organizar su área de trabajo y, dependiendo del tipo de plan, se incluyen u omiten ciertas funciones o herramientas.
  • Familia: admite el uso de Office 365 por 6 personas diferentes. Incluye herramientas Premium (Word, PowerPoint, Excel y OneNote) con 1 TB de almacenamiento para cada usuario. Tiene un costo de $28.999/mes o $289.999/año.
  • Personal: su valor es de $21.999/mes o 219.999/año. Puede ser usado únicamente por un usuario e incluye todas las herramientas de la suite Office, con 1 TB de almacenamiento.
  • Estudiantil: puede ser usado solo en un equipo (PC o Mac). Tiene un costo único de $509.999 (sin derecho a cuotas o pagos mensuales) e incluye únicamente la versión clásica de los editores más conocidos (Word, Excel, PowerPoint y OneNote).

Versión online

La versión online de Office 365 es gratuita y puede usarse siempre que haya conexión a Internet. Sin embargo, al compararse con la aplicación de escritorio, esta puede resultar lenta al momento de trabajar y sus funciones son muy limitadas. Además, exige descargar los documentos para poder almacenarlos en el ordenador y ofrece tan solo 200 MB de almacenamiento en la nube.

Plataformas compatibles

Office 365 es un conjunto de programas multiplataforma, es decir, puede utilizarse en ordenadores o Smartphones, siempre que el tipo de licencia así lo permita. Es compatible con dispositivos Android o iOS, así como con computadores Windows o Mac y, además, con tablets con cualquiera de los SO mencionados antes.

En resumen, Office 365 es un versátil y completo paquete de programas de ofimática, desarrollado por Microsoft para facilitar las tareas de oficina.

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