Hoja de cálculo en Excel: qué es, para qué sirve y cómo usarla

| Actualizado el 22-09-2022

Una hoja de cálculo en Excel es una aplicación de este programa, que permite la manipulación de libros contables, a partir de datos numéricos o alfanuméricos.

Tomando esto en cuenta, en el siguiente artículo te explicaremos para qué sirve y cuáles son sus funciones y partes básicas, de manera rápida y sumamente sencilla.

Para qué sirve

Aunque las hojas de cálculo están diseñadas principalmente para la creación o edición de documentos contables, esta aplicación incorpora muchas más utilidades, entre estas:

  • Organiza, distribuye y calcula cifras.
  • Tiene una pestaña para crear gráficos, facilitando la representación de toda clase de datos con sencillez.
  • Su compatibilidad con otros programas de ofimática, como Word, mejoran la tarea de importar información o gráficos de un archivo a otro.
  • Es una herramienta de organización y gestión de datos, especialmente de cifras.
  • Su sistema de fórmulas permite realizar operaciones tanto sencillas, como complejas en poco tiempo.
  • Posee un conjunto de comandos, que ayudan al usuario a automatizar tareas repetitivas.

Estructura

La estructura de una hoja de cálculo está constituida por una serie de filas, identificadas con un número ubicado en su lateral izquierdo, y columnas, las cuales se representan con letras en orden alfabético. Por su parte, los límites de cada recuadro dan lugar a celdas, que brindan a la página una forma de cuadrícula.

Cómo usarla

Para usarla deberás contar con el programa de ofimática descargado en tu ordenador, sea cual sea la versión de este. Luego de ello, podrás indagar acerca de cada una de las partes de una hoja de cálculo, así entenderás mejor como se realizan las fórmulas en Excel.

Por lo tanto, seguidamente se explica a detalle cada una de las partes de una hoja de cálculo junto a sus respectivas funciones, así aprenderás a utilizar el programa fácilmente.

Partes básicas

La interfaz de la hoja de cálculo de Excel se divide en diferentes partes, entre estas:

Barra de herramientas

Es donde se ubican numerosas funciones del programa, distribuidas en pestañas, las cuales se dividen en dos:

  • Formato: está constituida por herramientas que pueden modificar las celdas, siendo algunas de estas secciones: “Tamaño”, “Color”, “Fuente”, “Alineación”, entre otros
  • Estándar: se conforma por aquellos apartados en los que es posible manipular el archivo, como “Copiar”, “Pegar”, “Imprimir”, “Guardar”, “Deshacer” y más.

Barra de títulos

Hoja de calculo en Excel qué es y para que sirve. Barra de títulos
Se encuentra en la parte superior de la ventana de Excel, donde se muestra el nombre del documento y también del programa. Por su parte, en el lateral izquierdo, está la barra de herramientas de acceso rápido, la cual se conforma por aquellas funciones personalizadas por el individuo, a fin de trabajar con mayor rapidez, ya sea para copiar, seleccionar, entre otros.

De igual manera, en la esquina superior derecha se sitúan las secciones para minimizar, maximizar o cerrar la pantalla y, si el usuario dispone de un perfil en Microsoft, visualizará su cuenta.

Hoja y libros

Es el componente principal, que se ejecuta por defecto al acceder a Excel, donde las personas podrán trabajar. La misma, puede contar con varias hojas, según los requerimientos de cada individuo y, así, dar lugar a un libro en este programa. A su vez, es posible modificarlos al seleccionar un tema, colocarles un nombre y otras características de personalización.

Cinta de opciones

Hoja de calculo en Excel qué es y para que sirve. Cinta de opciones
Está constituido por una serie de pestañas, que conllevan a diferentes funciones, que se localizan en la parte inferior de la barra de títulos. Estos menús, corresponden aArchivo”, “Inicio”, “Insertar”, “Diseño de página”, “Fórmulas”, “Datos”, “Revisar”, “Vista” y “Desarrollador” o “Programador”, de acuerdo a la versión de dicho programa.

Cuadro de nombres

Se refiere al nombre de cada celda, el cual presenta la letra de la columna y el número de fila, permitiendo al usuario ubicar con facilidad cualquier cifra dentro de la tabla, activándose al hacer clic en las mismas. Por ejemplo: “B1”, “C9” y “F7”.

Barra de fórmulas

Se trata de un espacio en blanco, que está en la parte inferior de la cinta de opciones, en el que se pueden plasmar las fórmulas y datos a colocar o editar en la celda seleccionada. Estos componentes, están diseñados para que el usuario compare, analice, calcule, encuentre errores, estructure calendarios, entre otros, de manera rápida y sencilla.

Dichas fórmulas, se activan al colocar el signo “=” seguidas por el comando a ejecutar, el cual tiende variar en función de la ocasión. Por ejemplo: “=A2+F2” para sumar las cifras de las celdas indicadas.

Área de trabajo

Tal y como su nombre lo indica, es la zona en la que se realizan todos los procedimientos a emplear en la hoja Excel. Entre las acciones que se efectúan, está el señalamiento de cifras o datos, gráficos, textos, imágenes y más.

Barra de estado

Hoja de calculo en Excel qué es y para que sirve. Barra de estado
Se ubica por la parte inferior de la ventana de Excel y consta de una serie de controles, a los cuales se puede acceder al dar clic derecho. Entre estas funciones, se encuentran las siguientes:

  • Modo de celda.
  • Relleno rápido en las celdas en blanco.
  • Relleno rápido en las celdas modificadas.
  • Firmas.
  • Directiva de administración de información.
  • Permisos.
  • Bloq Mayús.
  • Bloq Num.
  • Bloq Despl.
  • Número fijo de decimales.
  • Modo de sobrescritura.
  • Modo final.
  • Grabación de macros.
  • Modo de selección.
  • Número de página.
  • Promedio.
  • Recuento.
  • Recuento numérico.
  • Mínima.
  • Máxima.
  • Suma.
  • Estado de la carga.
  • Ver accesos directos.
  • Control deslizante del zoom.
  • Zoom.

Sin embargo, se debe considerar que, algunas de estas acciones pueden cambiar su nombre o no estar presente de acuerdo a la versión de Excel.

Barras de desplazamiento

Las barras de desplazamiento, se ubican en el costado derecho de la pantalla y permiten mover de arriba hacia abajo, o de izquierda a derecha la página de Excel, según las preferencias del usuario.

En general, la hoja de cálculo de Excel destaca por poseer numerosas opciones para facilitar la resolución de operaciones matemáticas y registro de datos.

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