Barra de herramientas en Excel: partes, funciones y más

La barra de herramientas de Excel contiene las opciones necesarias para el cálculo de diferentes operaciones. Si no estás familiarizado con el programa, su uso puede resultar confuso.

Por ello, en este artículo te explicaremos qué es la barra de herramientas de Excel, cuáles son sus partes y funciones. Asimismo, observarás otros elementos que permiten su desenvolvimiento.

Barra de herramientas de acceso rápido

La barra de herramientas de acceso rápido es aquella barra de acciones que se encuentra por encima de la cinta de opciones. Por lo general, tiene habilitadas las funciones Guardar, Deshacer y Rehacer.

Se puede acceder a ella en cualquier momento y también se puede modificar de acuerdo a las necesidades. Si presionas la flecha hacia abajo, observarás otros comandos que puedes añadir a la barra.

Cinta de opciones

La cinta de opciones es la barra en la que se encuentran todas las funciones o comandos para trabajar en Excel. También es conocida como barra de herramientas porque está compuesta por pestañas con diferentes acciones que permiten la inserción de datos, fórmulas, gráficas, etc.

Cómo anclar la cinta de opciones

Por lo general, la cinta de opciones se encuentra anclada a Excel, pero en caso de que no, solo tienes que hacer clic sobre la pestaña “Inicio”, dirigirte hacia la esquina inferior derecha y pulsar la opción “Anclar la cinta de opciones (Ctrl + F1)”.

Cómo ocultar la cinta de opciones

Para ocultarla, debes dirigirte hacia la esquina inferior derecha de la cinta de opciones y hacer clic sobre la flecha hacia arriba que indica “Contraer la cinta de opciones (Ctrl + F1)”. De esta forma, no aparecerá la barra de herramientas.

Cuadro de nombres

El cuadro de nombre es el lugar en el que aparece la coordenada de la celda, es decir, indicará en qué celda exactamente está posicionado un dato en específico o una fórmula.

Barra de fórmulas

La barra de fórmulas indica la fórmula que se ha insertado dentro de una celda, el texto descrito o el valor que se ha insertado. Se encuentra a la derecha del “Cuadro de nombres”.

Pestaña Inicio

Dentro de la pestaña de “Inicio” conseguirás todas las herramientas para cambiar las propiedades del texto como su fuente, alineación, formato, estilo, etc. En el siguiente listado observarás algunas de sus funciones:

• Portapapeles: opciones para cortar, copiar y pegar el contenido.
• Fuente: comandos para modificar la fuente, su estilo y tamaño.
• Alineación: permite alinear los datos a la izquierda, a la derecha y central. De igual forma, admite la justificación del texto y su ajuste para una mejor organización.
• Número: opciones para escoger el formato de los valores o números insertados, bien sea porcentaje, monetario, fecha, hora, etc.
• Estilos: con esta sección se define el diseño de los colores de la tabla.
• Celdas: permite insertar, eliminar o modificar el formato de las celdas de acuerdo a diferentes condiciones.
• Modificar: desde esta sección se puedes rellenar, sumar o borrar las filas o columnas de datos. De igual forma, permite ordenarlas por orden alfabético, bien sea ascendente, descendente o personalizado.

Pestaña Insertar

Dentro de la pestaña “Insertar” podrás encontrar todas las opciones de gráficos para inserción de imágenes u otros elementos. En el siguiente listado detallarás algunas de sus secciones:

• Tablas: creación de tablas con el objetivo de resumir, organizar o clasificar datos.
• Ilustraciones: inserción de gráficos visuales como imágenes, formas o esquemas con SmartArt.
• Gráficos: a través de esta opción, se pueden crear gráficos de torta (circulares), lineales, de áreas, de barras, de dispersión, etc.
• Mini gráficos: son gráficos que ocupan pocas celdas y pueden ser de línea, columna, ganancias y pérdidas.
• Filtros: puedes segmentar los datos o insertar un control de datos con la escala de tiempo para así, filtrar datos a partir de las fechas.
• Vínculos: para añadir direcciones URL o enlaces a páginas web.
• Texto: en sección lograrás insertar cuadros de teto, crear un encabezado o pie de página, insertar una línea de firma o utilizar WordArt para darle un toque artístico al documento.
• Símbolos: podrás insertar una ecuación o un símbolo.

Pestaña Diseño de página

En la pestaña “Diseño de página” observarás que tendrás opciones para modificar la hoja de Excel de acuerdo a tus necesidades. En este listado tendrás todas las secciones disponibles:

• Temas: podrás escoger el diseño de la hoja de Excel y modificar sus colores, fuentes y efectos.
• Configurar página: desde aquí puedes cambiar los márgenes, orientación y tamaño de la hoja. Asimismo, podrás conocer el área de impresión, agregar saltos de páginas, fondos e imprimir títulos.
• Ajustes área de impresión: en esta sección se delimitará el ancho, alto y la escala de la hoja.
• Opciones de hoja: puedes escoger si deseas ver las líneas de división y los encabezados.
• Organizar: lograrás traer al frente o enviar al fondo cualquier texto o imagen. Asimismo, podrás alinear, agrupar o girar los objetos.

Pestaña Fórmulas

Es una de las pestañas más utilizadas para el cálculo de operaciones matemáticas, financieras, contables o estadísticas. Dentro de esta pestaña se almacenan las siguientes secciones:

• Biblioteca de funciones: desde aquí lograrás conseguir todas las funciones necesarias para el cálculo de diferentes operaciones, como matemáticas, trigonométricas, lógicas, etc.
• Nombres definidos: puedes crear, administrar o asignar nombres desde las celdas seleccionadas.
• Auditoria de fórmulas: permite rastrear precedentes o dependientes, así como la comprobación de errores, evaluación de fórmulas y la muestra de fórmulas en vez de los resultados obtenidos.
• Cálculo: podrás escoger si deseas realizar los cálculos de forma manual o automática. Asimismo, permite el cálculo de la hoja completa o el libro.

Hoja de cálculo

Las hojas de cálculo son la composición de los libros de Excel. Pueden representarse como las páginas del libro y generalmente, tienen por nombre “Hoja1”.

Al hacer doble clic sobre esta opción, podrás cambiarlo por el nombre de tu preferencia. Si presionas el icono de “Más”, verás que crearás una nueva hoja de cálculo.

Tipo de vista

En el tipo de vista, podrás observar diferentes perspectivas de las hojas de cálculo en Excel, las cuales son:

• Normal: el diseño habitual en el que está configurada la hoja de manera predeterminada. Podrás ver todas las celdas junto con sus filas y columnas.
• Diseño de página: podrás observar los encabezados y las diferentes hojas de cálculo que componen el libro.
• Vista previa de salto de página: verás la hoja de cálculo a un 60%.

Zoom

Al lado derecho de los tipos de vista, podrás observar la barra de Zoom, la cual, generalmente está en 100%. Puedes acercar la hoja hasta un 400% y alejarla hasta 10%. Solo tienes que arrastrar la línea vertical hacia la derecha o izquierda para aumentar o disminuir el tamaño de la hoja.

Como has podido observar, la barra de herramientas de Excel posee diferentes opciones que facilitan la creación de libros con diversos cálculos matemáticos.