Dropbox: qué es, para qué sirve, ventajas y desventajas

Dropbox es un servicio de alojamiento de archivos en la nube, con diseño multiplataforma, desarrollado por la compañía Dropbox Inc. y publicado oficialmente en septiembre de 2008.

En este sentido, a lo largo del siguiente texto explicaremos aspectos importantes sobre este servicio: para qué sirve, cómo funciona, ventajas y desventajas en su uso, entre otros.

Para qué sirve

Dropbox sirve principalmente para alojar o almacenar archivos de diferentes formatos, como imágenes, videos, documentos, aplicaciones, etc., en la nube para mantenerlos seguros. Los mismos se pueden descargar, compartir, modificar o eliminar, según se desee. Por lo que, este servicio también permite ahorrar espacio en el ordenador o el celular, dependiendo del caso.

Cómo funciona

Este servicio permite alojar cualquier archivo que se desee, de manera independiente o por medio de la creación de carpetas dentro de un perfil de usuario. Ahora bien, para poder hacer uso de la plataforma se requiere de una cuenta, es decir, registrarse en Dropbox. Esto es algo fácil de lograr accediendo a la página oficial y completando el formulario de registro de la web.

Cómo registrarse

Para registrarse en Dropbox se puede ingresar a la versión web o descargar la app al móvil (Android o iOS) y completar el formulario de registro. En este se deben proporcionar ciertos datos personales, tales como: nombre, apellido, correo electrónico y contraseña de ingreso. Cabe destacar que, este servicio también permite darse de alta usando una cuenta Google.

Planes de suscripción

Registrarse en Dropbox es gratuito y concede 2 Gigabytes de almacenamiento a cualquier usuario con este tipo de membresía. No obstante, si la persona desea incrementar este espacio, puede contratar cualquiera de los planes disponibles para personas o empresas, según sea el caso:

• Personal Plus: tiene un costo de $11,99/mes en un tipo de facturación mensual o $9,99/mes si se desea contratar de forma anual. Otorga 2000 GB de almacenamiento para una sola cuenta, con cifrado de seguridad y acceso desde cualquier dispositivo.
• Personal Family: concede 2 Terabytes de almacenamiento y admite hasta 6 cuentas diferentes. Tiene un costo de $19,99 al mes o $16,99/mes si se contrata por un año. Permite el borrado remoto de dispositivos y ofrece cifrado de información.
• Empresarial Professional: está enfocado a usuarios particulares. Expande la capacidad de almacenamiento a 3000 GB, por un costo de $16,58/mes con un tipo de suscripción anual y permite una prueba gratuita de 30 días.
• Empresarial Standard: admite más de 3 perfiles dentro de una misma cuenta, brinda 5 Terabytes de almacenamiento en la nube y tiene un valor de $12,50/mes al año o $15,00/mes si se contrata de forma mensual.
• Empresarial Advanced: brinda espacio ilimitado, permitiendo más de 3 perfiles por cuenta, con acceso al contenido alojado desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. Tiene un valor de $20,00 mensual con un tipo de membresía anual.

Plataformas o dispositivos compatibles

Dropbox es una aplicación multiplataforma, por lo que, se adapta sin problemas a distintos equipos o Sistemas Operativos. Es por ello que, cuenta con una app móvil compatible con Android o iOS, disponible en Google Play y App Store. Además, ofrece la versión web a la que se puede acceder desde ordenadores y Smartphones.

Nota: también tiene su propia app de escritorio para equipos Windows o Mac, la cual se puede descargar siguiendo este enlace.

Servicios complementarios

Además de ofrecer almacenamiento en la nube, Dropbox ha implementado otra serie de servicios complementarios que permiten utilizar funciones determinadas. Entre estos se encuentran:

• Transfer: permite realizar transferencias de gran tamaño a otras personas, de manera fácil y segura. Además, brinda la opción de seguimiento de descargas.
• Paper: está diseñado para permitir la creación de borradores de ideas en documentos colaborativos.
• Passwords: es una aplicación que permite conservar las contraseñas de manera segura y acceder a ellas en cualquier momento.
• HelloSign: permite obtener firmas electrónicas seguras para los diferentes documentos que lo requieran.
• DocSend: permite enviar documentos y hacer seguimiento de la actividad de los mismos, de manera segura.
• Copia de seguridad: está diseñado para crear copias de seguridad automáticas de toda la información almacenada en los diferentes dispositivos.

Adicional a ello, hay otros servicios que se encuentran en fase “Beta”, es decir, en modo de prueba para quienes deseen utilizarlos. Estos son:

• Capture: permite realizar grabaciones de pantalla y mensajes para enviar o compartir con otros usuarios.
• Replay: facilita la culminación de proyectos de video, al permitir reproducirlos desde el mismo equipo y enviar o recibir comentarios de manera mucho más directa.
• App Center: permite conocer una lista de aplicaciones que se pueden vincular a Dropbox para realizar diferentes tareas sin tener que recurrir a la propia plataforma.

Características

Este servicio integra una buena cantidad de funciones o características, entre las cuales se pueden resaltar las siguientes:

• Organización de archivos: permite almacenar los distintos archivos en carpetas organizadas por orden alfabético, para acceder a la información mucho más rápido.
• Sincronización: sirve para sincronizar la información almacenada en los diferentes dispositivos vinculados a una misma cuenta Dropbox.
• Copias de seguridad: permiten respaldar datos importantes de uno o varios dispositivos, por ejemplo, de las carpetas existentes en el “Escritorio” del ordenador.
• Creador y editor de documentos: permite crear o editar documentos de Microsoft Office o de los archivos almacenados en la nube, directamente en Dropbox.
• App de escritorio: permite sincronizar, añadir herramientas, conectar al equipo de trabajo y trabajar de manera mucho más organizada y fluida.
• Posibilidad de integrar herramientas: brinda la opción de integrar herramientas como Zoom, HelloSign, Slack, entre otras., a Dropbox para agilizar ciertas tareas.
• Protección por contraseña: permite limitar el acceso o proteger información importante de extraños, gracias a funciones como la protección de contraseña, vínculos que caducan y permiso de descargas.
• Prueba de desastres: funciona como una medida de protección adicional que protege los archivos de ediciones no deseadas, eliminaciones, delincuentes cibernéticos o virus.
• Seguridad y cifrado de información: permite enviar o compartir archivos protegidos con cifrado de extremo a extremo para mayor seguridad.
• Uso compartido de archivos: permite compartir archivos o carpetas completas con quien se desee, de manera fácil, rápida y segura.
• Colaboración de contenido: permite que varios miembros de un equipo puedan participar activamente en la edición o creación de un documento.
• Herramientas de productividad: incluye una variedad de herramientas para maximizar la productividad y agilizar el tiempo de trabajo usando Dropbox.
• Almacenamiento en la nube: permite conservar los archivos importantes en un lugar seguro y acceder a ellos desde cualquier dispositivo, cuando se desee.
• Trabajar sin conexión: permite editar o crear archivos sin necesidad de usar conexión a Internet.

Ventajas

Al ser un servicio tan versátil y completo, son muchas las ventajas que se obtienen al usar Dropbox. Es por ello que, a continuación, se mencionan algunas de ellas:

• Brinda 2 Gigabytes de espacio gratuito al registrarse.
• Cuenta con una interfaz simple de utilizar.
• Integra distintas herramientas que facilitan la ejecución de muchas tareas.
• Permite proteger archivos con contraseña.
• Se puede instalar en distintos dispositivos.
• Permite acceder a los archivos en cualquier momento.
• Permite realizar copias de seguridad de información importante.
• Se pueden enviar archivos de gran tamaño.
• Permite recuperar documentos fácilmente si estos se eliminan por error.
• Integra una función que permite trabajar en archivos, aunque no se disponga de conexión a Internet.

Desventajas

A pesar de los múltiples beneficios que ofrece Dropbox, hay algunas desventajas o aspectos negativos en este servicio. Entre estos se incluyen los siguientes:

• Solo un usuario puede editar el documento, es decir, para colaborar en la creación de un archivo se debe esperar a que la otra persona finalice.
• El límite de espacio en cuentas gratuitas puede resultar pequeño.
• El costo de planes Premium puede ser elevado para muchos usuarios.

Como se pudo observar, Dropbox es un servicio de alojamiento en la nube, existente desde 2008 y con múltiples herramientas bastante practicas al momento de trabajar.